La gestión del tiempo y la gestión de personas están muy relacionados y ambos provocan efectos directos en la optimización de resultados empresariales.
La mala planificación y organización incide en una pobre forma de gestionar la jornada laboral, que acaba causando la solicitud de recursos extra, requiriendo de más horas y todo para poder llegar a los objetivos fijados de una forma mucho menos eficiente que como estaba planeado. No gestionar a las personas de forma correcta provoca el estrés, la pérdida de motivación y la insatisfacción laboral. Al final, las consecuencias se resumen en la pérdida de competitividad por baja productividad.
Se trata de una estrategia o política de empresa en la que se busca maximizar la eficiencia y la eficacia de los empleados. Las tareas y proyectos no sólo deben realizarse en un tiempo específico, sino que también de forma inteligente. Porque más rápido no siempre significa mejor.
Esto significa que la optimización del tiempo va siempre relacionada con la productividad. Además, debe estar enmarcada dentro de las normativas que imponen los convenios colectivos y la legislación laboral correspondiente. Teniendo en cuenta estos mínimos y máximos, las organizaciones deben diseñar estrategias adaptativas.
Algunas de estas estrategias pueden ser la especificación de tareas en horas concretas dentro de la jornada laboral, como revisar el correo electrónico o realizar llamadas. Otras estrategias pasan por un cambio de forma del registro de entrada y salida del trabajo, o la tramitación de documentos a través de una plataforma digital.
En definitiva, si una empresa decide aplicar una política de gestión del tiempo adecuada, disfrutará de beneficios tales como:
Pero no todo es tan fácil: para aplicar una política de optimización del tiempo que realmente funcione se deben tener en cuenta cuatro pilares importantes:
Es importante crear unas pautas para las diferentes tareas, de esta forma los empleados las desarrollarán con hábitos que no favorecen la optimización del tiempo.
Es por ello que la realización de encuestas de RRHH, así como realizar analíticas internas, ayudará a tener datos objetivos sobre cómo está funcionando la gestión del tiempo.
Dar información a un empleado sobre qué y cuándo tiene que hacer sus tareas, no sólo ayudará a aprovechar los picos productivos durante la jornada laboral, sino que facilitará el aprovechamiento de su talento, habilidades y competencias en su mejor momento.
Ajustar las horas de entrada y de salida, tener una dinámica de registro del horario laboral que sea fácil de implementar, y establecer en algunos tramos los tiempos de descanso es clave en la optimización del tiempo. Y es que es en los pequeños detalles donde se marca la diferencia.
Mantener una rutina asociada al inicio de la jornada, momento que se ha de destinar a la planificación y establecimiento de prioridades. Es fundamental evitar todo tipo de distracción en esta primera media hora, que marcará el ritmo de trabajo, ya que de su enfoque dependerán los resultados.
El abuso del email, redes sociales, llamadas telefónicas, interrupciones y cualquier agente con capacidad para robarnos unos minutos de la actividad que nos ocupa. Si lo consiguen a la pérdida de tiempo de la distracción habrá que sumarle la de los minutos necesarios para recuperar la concentración.
Silenciar las notificaciones de los smartphones, las alertas automáticas del ordenador e incluso las pestañas abiertas en el buscador. Recibir un mensaje que avisa de que tenemos un correo electrónico, un nuevo sms o una solicitud de conversación causa un impacto inevitable en nuestra productividad.
Un ambiente de trabajo agradable, libre, positivo, dinámico y cercano promueve La empresa que se
Existen soluciones para la optimización del tiempo y la mejora de la eficiencia y productividad, que extienden sus efectos en forma de beneficios tangibles tanto para las personas como para la organización en conjunto. Algunas de las que mejores resultados aportan son:
