Un canal de denuncia interno es un sistema de alerta temprana que sirve para identificar y combatir la mala administración de una organización y constituye la base para una gestión de riesgos corporativa eficaz. En él, los informantes pueden transmitir la información dentro de un sistema totalmente interno, evitando que la información se filtre a fuentes externas y, por tanto, que se dañe la reputación de la empresa.
Las denuncias presentadas por los empleados son la mejor manera de detectar infracciones en materia de cumplimiento normativo.
El canal de denuncia deberá cumplir las siguientes características:
Para implantar un canal interno en la empresa se pueden seguir los siguientes pasos:
Puede ser por correo electrónico, plataforma digital, teléfono o dirección postal, por ejemplo. Se puede utilizar un software para el canal de denuncias de forma que toda la información esté centralizada y se garantice el anonimato.
Puede tratarse de una sola persona o un equipo de personas. Es posible nombrar a un directivo de la empresa que deberá actuar con independencia respecto a otros órganos de la organización.
Es importante que quede claro cómo se gestiona cada denuncia. Este documento deberá contemplar todas las siguientes cuestiones:
La empresa debe conocer todas las denuncias que se han tramitado, de qué forma y en qué plazos, así como las medidas que se han tomado.
La publicidad sobre la existencia de este canal se puede hacer a través de la intranet de la empresa, en la web de la empresa, en una reunión del equipo o por correo electrónico.
Según el artículo 6 de la ley de protección del informante, el canal de denuncias puede ser gestionado internamente por la empresa o de forma externa por un tercero (ya sea una consultoría especializada o un despacho de abogados).
Este servicio siempre deberá garantizar la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. Al tercero que se encargue de la gestión del canal externo se le considerará el encargado del tratamiento de datos personales.
El buzón de denuncias permite a los empleados y otras partes interesadas informar de forma segura y anónima sobre cualquier irregularidad, comportamiento indebido o violación de las políticas de la empresa. Esto fomenta la transparencia y la ética en la empresa y puede ayudar a mejorar la imagen y la reputación de la empresa.
El canal de denuncia anima a los empleados a informar de cualquier irregularidad sin temor a represalias. Esto permite a la empresa identificar y resolver rápidamente los problemas que podrían afectar la integridad de la empresa, reduciendo el riesgo de sanciones legales y daños a la reputación. Todo esto ayuda a fomentar la confianza de los empleados en la empresa.
El canal ofrece protección a los informantes, puesto que les permite informar de forma anónima y sin temor a represalias.
El canal de denuncia es una herramienta diseñada para llevar una gestión adecuada de las denuncias recibidas en la empresa y, permite, además, llevar un registro de las denuncias recibidas, las archivadas y las tramitadas e investigadas.
El canal de denuncia conlleva también la ejecución de un proceso de investigación interna de aquellas denuncias que se admitan a trámite por la persona o equipo responsable del canal de denuncias, lo que permite la resolución de los hechos denunciados dentro de la propia empresa, evitan acabar envuelta en un posible proceso judicial.
Puesto que el objetivo de un canal de denuncias es prevenir y detectar la comisión de irregularidades, una de las principales ventajas del canal de denuncias es ahorrar costes a la empresa derivados de la imposición de sanciones administrativas
