Uno de los principales objetivos a día de hoy para los departamentos de Recursos Humanos es poner el foco en las personas, ahora más que nunca. La necesidad de trabajar por y para los empleados y evitar ‘perder el tiempo’ en tareas rutinarias que no aportan valor se ha convertido en la prioridad para este sector. Ante las nuevas necesidades llega la transformación digital, ya que supone una oportunidad competitiva clave para el progreso, la innovación en esta materia, porque permite optimizar procesos, reducir tiempos y aumentar la productividad de la empresa. 

La digitalización trae grandes oportunidades, pero también grandes desafíos ante el auge del teletrabajo, los modelos híbridos o ese temor a la ‘desvinculación del empleado’ o esa pérdida de ‘sentido de pertenencia’. Desafíos, especialmente este último mencionado, que pueden resolverse de manera óptima y efectiva si se emplean los software de RRHH adecuados para cada necesidad.

Pasos a seguir

Seas una empresa grande o pequeña, con vinculación al sector tecnológico o a las ventas…puedes mejorar la forma en la que gestionas tus recursos para sacarles el máximo partido. Estas son algunas estrategias y metodologías para conseguirlo:

• Desglose de procesos: Toda acción o campaña puede dividirse en acciones más pequeñas. Todo proceso se compone de diferentes etapas y si estas están claramente definidas y enumeradas existe la opción de realizar un monitoreo mediante alguna herramienta digital. Este desglose de procesos reduce el riesgo y proporciona más control y seguridad.
• Fijación de plazos: Tan importante como desglosar los pasos es poner límites temporales. Un proyecto en el que no se define la fecha de cierre puede generar diversos problemas a la hora de gestionar los recursos disponibles. También es importante garantizar que los trámites administrativos no dilaten tanto la espera de un posible cliente como para hacerle perder el interés en el proyecto.
• Apuestas por las KPI´s: Los Key Performance Indicator o KPI´s se han convertido en la brújula que marca el rendimiento de numerosas empresas. Estos indicadores del rendimiento o el desempeño son una guía ya obligatoria para evaluar dónde se está a nivel de resultados. El diagnóstico puede ser la clave del éxito.
• Analiza tus datos: Los KPI´s también pueden proporcionar mucha información a cualquier empresa. Gestionar y analizar correctamente los datos con los que se cuenta puede ser el paso previo para generar valor, conocer los puntos fuertes y saber corregir posibles errores.
• Implementa estrategias: En los últimos años han surgido filosofías como el Lean Manufacturing que buscan ayudar a las compañías a conseguir una mejor optimización de recursos. En este caso concreto, se promueve suprimir todos aquellos elementos y procesos que no aportan valor o son innecesarios. Existen otras estrategias como el método Kaizen o Six Sigma.

Ventajas de la digitalización

Reducción de costes

En una empresa es importante que se aprovechen los medios digitales para reducir costes de stock a nivel logístico. De esta forma mejorarán también los procesos productivos, lo que tiene una repercusión directa en el aumento de ventas.

Precisión y perfección en el trabajo

Si hablamos de digitalización hablamos de potencial tecnológico y de grandes mejoras a nivel cualitativo. Si todos o buena parte de los procesos se digitalizan, también se perfeccionan, lo que significa que nuestras tareas se hacen desde el principio de la mejor manera posible. Nos evitamos tener que repetirlas y en consecuencia, mejoramos los resultados de nuestro trabajo. Y si hablamos de procesos más automáticos, mucho mejor todavía.

Mejora el posicionamiento competitivo

Se favorece el posicionamiento competitivo gracias al desarrollo de nuevos productos o servicios. La venta online genera nuevas oportunidades de negocio que permiten llegar a nuevos clientes que, sin un e-commerce por ejemplo, no sería posible. Para ello, cobra relevancia la digitalización no solo del aspecto más visible, como es el caso de la web, también de los procesos de logística: Control de stock e inventarios, envíos, gestión de pedidos…

Disponibilidad de los documentos

La digitalización de documentos es una de las primeras aplicaciones que se nos ocurren cuando pensamos en la digitalización como concepto. Tener todos (o casi todos) los documentos en formato digital nos garantiza ser más ágiles, evitar pérdidas y tener la información que necesitamos disponible todo el tiempo y en cualquier lugar. Sobre todo si está en la nube.

Reducción de tiempos

Con la digitalización de los procesos se ha logrado aumentar la producción y disminuir al mismo tiempo los costes fijos. Conseguimos entre otras cosas que la distancia entre el inicio de la producción hasta que el producto final es enviado se reduzca. Gracias a esa disminución de tiempos, podemos aumentar el número de productos que se producen; aumentando los beneficios con la misma inversión de recursos.

La comunicación más efectiva

Nos referimos a la comunicación, tan necesaria, a nivel interno y externo. Las nuevas herramientas que propician la digitalización nos ofrecen la posibilidad de comunicarnos con nuestros compañeros, colaboradores y proveedores de una manera más rápida y ágil. Así, además de compartir documentación instantáneamente, podemos intercambiar información en cualquier momento y desde cualquier soporte. Es una buena manera de asegurarse de que los mensajes llegan a buen puerto y dejar un registro de todo lo que hemos comunicado.

Detectar errores a tiempo

Digitalización también es una buena manera de dejar las cosas claras. El hecho de que las tareas, procesos y documentos queden registrados ofrece mayores posibilidades de control y/o monitorización en todos los ámbitos de la empresa. Esto puede servir para tener más controlado el estado actual de las cosas, los plazos y lógicamente, para detectar antes los errores, lo que sin duda contribuirá a mejorar el funcionamiento de la empresa y, lógicamente, su reputación.